AI面接の案内で何を伝える？書き換えて使う文面と送信前の確認手順

AI面接の案内は、受検先のURLを送れば完成するわけではありません。応募者が知りたいのは、何の選考で、いつまでに、何を準備して受ければよいかです。終了後の予定や、困ったときの連絡先まで分かると、応募者は自分の状況に合わせて行動できます。

この記事では、案内文に入れる情報を整理したうえで、採用担当者が書き換えて使える見本を示します。サービスごとに異なる端末条件や中断時の扱いは、思い込みで書かず、実際に使う面接の条件で埋めます。

最初に、応募者へ依頼することを一つの文にする

会社の紹介やAI面接の長い説明から書き始めるより、「今回の募集の一次面接として、期限までにAI面接を受けていただきたい」と目的を先に伝えます。応募者は複数の会社や職種を検討していることもあるため、会社名、募集職種、選考段階を省かないようにします。

AI面接で何を聞くかも短く添えます。例えば「これまで担当した業務と、その中でご自身が行ったことを伺います」と書けば、回答する内容を想像できます。「AIによる選考です」だけでは、何をするのか、誰が回答を読むのかが分かりません。

案内を書く前に、必要な情報をそろえる

下の表を使い、未定の項目を送信前に埋めます。所要時間は質問への回答だけでなく、説明を読むことや利用環境の準備も含め、担当者が一連の手順を試した結果から案内します。

「今週中」「お早めに」では期限の受け取り方が分かれることがあります。日付と時刻を示し、海外から受ける可能性がある場合は、どの時間帯かも伝えます。案内する期限が、実際にURLを利用できる期間と一致していることも確かめます。

途中で中断した場合の再開や再受検は、サービスや面接の設定によって条件が変わります。未確認のまま「何度でも受けられます」と書かず、使える条件か、相談してほしい窓口を明記します。端末やマイクなどの説明も、今回の受検方法に必要な範囲に絞ります。

AI面接の受検案内｜書き換えて使う完成見本

以下は、架空の会社がカスタマーサポート職の一次面接を案内するための見本です。選考の位置づけや連絡の予定は仮の設定です。角括弧の箇所は自社の確定情報に置き換え、未入力のまま送らないでください。

件名：カスタマーサポート職・一次面接のご案内［会社名］

［応募者名］様

このたびは、当社のカスタマーサポート職へご応募いただき、ありがとうございます。

一次面接として、AI面接をご案内します。これまで担当した業務と、その中でご自身が行ったことを伺います。

■受検先

［今回の募集に対応する面接URL］

■受検期限

［年月日］［時刻］まで（日本時間）

期限までの受検が難しい場合は、期限前に下記の採用担当へご相談ください。

■受ける前の準備

［実際に試した所要時間の目安］を確保し、［利用できる端末・必要な設定］をご用意ください。

詳しい受検方法は、リンク先の説明をご覧ください。

■受検後の流れ

回答は採用担当が内容を読み、次の選考について［連絡する予定］にご案内します。

操作に困った場合や途中で受けられなくなった場合は、繰り返し操作する前に、止まった場面を採用担当へお知らせください。

■お問い合わせ

［部署・担当者］

［メールアドレス等の連絡先］

［対応する曜日・時間］

［会社名・採用担当］

この見本の目的は、案内の順序と必要な情報をそろえることです。例えば結果連絡の日を約束できない場合は、社内で対応できる予定を決めてから書きます。実際には人が読んで次の選考を判断する運用なら、その内容を説明し、AIが自動で合否を決めるような表現を足さないようにします。

スマートフォンで、案内から終了まで通して読む

送信前の点検は、文章の誤字だけでなく、応募者が受け取る状態で行います。自分宛てに送った案内をスマートフォンで開き、リンクを押して、正しい募集の画面へ進みます。実際の応募者へ送る前に、社内の応募者役でも同じ手順を試します。

応募者役に「分かりやすかったですか」とだけ聞くと、何を直すか分からないことがあります。「いつまでに何をする案内でしたか」「開始前に足りない情報はありましたか」「終わった後はどうなると思いましたか」と、理解した内容を聞きます。担当者が口頭で補った部分は、文章や画面の説明に戻します。

受検先を見せるだけでなく、送信する仕組みでリンクが正しく残るかも点検します。署名や自動挿入文で重要な情報が埋もれていないか、スマートフォンで長い文章が続いていないかを見ます。関連資料のURLは必要なものに絞り、最初に行うことが見つかる順に並べます。

複数の応募者へ案内する場合は、氏名、募集職種、期限、URLを本文から抜き出し、送信対象の一覧と突き合わせます。例えば、募集Aの文面を募集Bへ転用するときは、件名だけでなく本文とURLも変更対象です。共通文と個別に差し替える情報を分けて管理すると、どこを直すかが分かります。実際に送る文面を別の担当者にも読んでもらい、対象者と受検先の組み合わせを点検します。

よく起きる行き違いは、該当する説明だけを直す

期限に間に合わないという相談が来る

最初に、期限を見落としたのか、準備できる日時がないのか、受検中に問題が起きたのかを分けて聞きます。延長できるかを判断する担当へ渡し、変更した場合は新しい期限と利用できる受検先をセットで案内します。文面の日付だけ直し、URL側の期限をそのままにしないことが大切です。

受け方について同じ質問が続く

繰り返される質問を、案内、開始前の説明、操作中の画面のどこで解消すべきかに分けます。例えば「カメラは必要ですか」という相談が続くなら、今回の条件を確認したうえで準備欄に明記します。「詳しくはリンク先へ」とする場合も、必要な説明が実際に見つかるかを試します。

受検したかを尋ねる連絡が重なる

案内済み、相談中、完了を確認済みなどの状況を、連絡する担当者が同じ場所で見られるようにします。確認できない状態を未完了と決めつけず、確認待ちとして扱います。自動の案内を使っている場合は、送信条件と送信済みの情報を把握し、手動の連絡と重なる対象を除きます。

応募者に伝える説明と、自社の運用を一致させる

回答の利用目的や記録の扱いについて説明する場合は、自社が応募者へ示している内容と、利用するサービスの公表情報を照らします。AI Impulseのプライバシーポリシーでは、AI面接の提供に伴って扱う情報や、利用企業からの委託に基づく取扱いを説明しています。案内文に独自の約束を書き足す前に、自社で案内する範囲をそろえます。

AI ImpulseのAI面接は、応募者が24時間いつでも面接を受けられ、採用担当者が要約レポートで内容を読む使い方です。この場合も、応募者が受けられる時間と、人が相談や結果の連絡に対応する時間を区別して案内します。夜間に受けた直後、採用担当からも返事が来ると受け取られない表現にします。

案内文の管理では、対象の募集、適用する期間、最後に見直した日、変更する担当を残します。募集や受検方法が変わったら、文章だけでなくリンク先と相談窓口まで通して点検します。送る文章、画面の説明、担当者の対応が一致している状態を保つことが、案内を実務で使い続けるための基準になります。

出典・参考資料

• AI Impulse「AI面接」サービス紹介
• AI Impulse「プライバシーポリシー」第3条・第4条