応募者にAI説明会をどう案内する？書き換えて使える案内文と送信前の確認

AI説明会のURLだけを送っても、応募者には「会社紹介を見るのか」「面接のように回答するのか」が伝わらない場合があります。初めて利用する人が、目的、必要な行動、困った場合の連絡先を理解できる案内にしましょう。採用担当者にとって当たり前のことも、応募者には説明が必要です。

ここでは、中途採用の応募者へ、面接前に任意の会社説明として案内する架空の例を使います。参加の扱いや期限は、各社の採用方針に合わせて決める項目です。以下の文面が、すべての募集にそのまま適用できるわけではありません。

最初に「何のための案内か」を伝える

文章の冒頭で、今回の説明会の位置づけを書きます。応募前の情報提供なのか、応募後に仕事内容を知ってもらう機会なのかを区別します。面接の案内と同じメールに入れる場合は、説明会の利用と面接の手続きを混同しないようにします。

AI Impulseの公開ページ「AI説明会」では、応募者が専用URLから会社や仕事内容の説明を聞き、その場で気になることを質問する流れを案内しています。AI面接のように面接を受けるサービスとは役割が異なります。案内でも、会社について知り、質問する機会だと分かる言葉を使います。

所要時間や利用環境を書く場合は、実際の設定と案内する内容を試して確認します。担当者が用意したデモの長さを、そのまま応募者全員の所要時間として書かないようにします。質問する時間は人によって違うため、説明部分と質問する部分を分けて案内する方法もあります。

面接前の案内文の完成見本

この例では、面接の日程はすでに別の案内で連絡済み、説明会の利用は任意、利用したあとにメールで報告する必要はない、という仮の運用にしています。利用期限を設けていないため、期限の記載もありません。角括弧の部分は自社の情報へ置き換えます。

案内文の例

件名：［会社名］面接前に確認できる会社説明のご案内

［応募者名］様

［会社名］採用担当の［担当者名］です。

面接前に、当社の事業や募集している仕事をご確認いただけるAI説明会をご案内します。AIアバターの会社説明を聞き、気になったことをその場で質問できます。選考の面接を受けるものではありません。

会社説明はこちらからご利用ください。

［専用URL］

今回は、会社を知っていただくための任意のご案内です。ご利用後のメールでのご報告は不要です。面接の日程と参加方法は、先にお送りした面接の案内をご確認ください。

説明会で確認できなかった点や、採用担当者に直接聞きたいことは、面接でもご質問いただけます。URLが開かない場合や、別の方法で会社説明を確認したい場合は、このメールへご返信ください。

［実際の問い合わせ対応時間］に担当者が確認します。

どうぞよろしくお願いいたします。

［会社名］

採用担当 ［担当者名］

［連絡先］

この例の「任意」「報告不要」は、読みやすくするために勝手に付け加えてよい項目ではありません。自社の運用で決めた内容と一致させます。説明会を利用したことを確認したい場合は、何を、どの方法で確認するかも先に決めます。確認できる機能や記録の範囲はサービス側へ確かめます。

期限や依頼事項がある場合の書き方

期限を設けるなら、「今週中」や「お早めに」ではなく、対象の行動と日付・時刻を書きます。会社説明を聞く期限なのか、日程の希望を返信する期限なのかを区別します。複数の依頼を同じ一文へ入れると、応募者がどれを済ませればよいか迷うことがあります。

たとえば、説明を聞いたあとに面接の日程調整へ進んでほしいなら、「会社説明の確認」と「面接日程の回答」を別の項目にします。案内するリンクも、説明会のURL、日程調整のURLの役割が分かる表示にします。どの手続きにも同じ「こちら」という文言だけを使わない方法が役立ちます。

締め切りに間に合わない場合の連絡先も必要です。延期が可能かどうかは自社の方針で決めます。応募者の返信を受け取る担当者が不在なら、代わりに確認する人を用意するか、実際に返事のできる時間を案内します。24時間会社説明を聞けることと、採用担当者が常に返事をすることは別です。

応募者が困ったときの対応を決める

案内文を作る段階で、利用できない場合の対応も決めておきます。問い合わせ先を載せても、担当者がどのように案内するか決まっていなければ、返事が止まる可能性があります。次の表は、必要な確認と代わりの案内を分ける社内向けの運用例です。

問い合わせの際に、不要な個人事情まで詳しく尋ねる必要はありません。利用の状況と希望する説明方法など、対応に必要な範囲を確認します。質問内容を後の改善に使う場合も、個別の情報をそのまま一般の原稿へ載せず、共通の疑問として整理します。

返事がないときは、先に何を依頼したかを見直す

説明会を案内したあとに返事がない場合も、最初の文面で報告を求めていなければ、未返信を問題とする理由はありません。報告不要と案内したのに利用報告を催促するなど、別の担当者から違う指示が届かないようにします。

再案内が必要かは、依頼した行動と期限に合わせて判断します。日程の返信が必要なのか、説明を聞いたかを確認したいのかを分けます。自動の利用記録が取れる前提にせず、サービスで確認できる情報と、自社で確認する情報を整理します。

再送する場合は、最初の案内全文を何度も送るより、まだ必要な行動と行き先を明確にします。ただし、応募者が元の案内を探さなくても困らない情報は残します。案内が重複しないよう、送った日と担当者を採用の管理に記録しておきます。

職種や案内先を取り違えないための記録例

複数の募集を案内する場合、文章が正しくてもURLの取り違えが起こり得ます。送信に使う案内文を選ぶときは、対象の募集、説明の行き先、面接の案内がそろっているかを一緒に確認します。次の表は架空の中途営業職の案内を送る場合の記入例です。

送信前に、スマートフォンでも一度たどる

1. 別の担当者が案内を読み、目的、行うこと、次の行動、質問先を説明できるか確認します。
2. 実際に送る予定の文面からURLを開き、正しい会社や職種の説明につながるか試します。
3. スマートフォンでも読み、長い文章の途中に必要なURLや期限が埋もれていないかを見ます。
4. 説明会を終えたあと、面接や応募の手続き、問い合わせの窓口へ進めるかを確かめます。

案内後に同じ質問が続くなら、その内容を次の文面に反映します。「これは面接ですか」と聞かれるなら目的を、「その後どうすればよいですか」と聞かれるなら次の行動を先に直します。情報を増やす前に、応募者が迷った場所を特定して改善しましょう。

出典・参考資料

• AI Impulse「AI説明会」：専用URL、利用の流れ、AI面接との違い、24時間対応の案内